Comptes rendus, annonces, relances : ce qu'un assistant IA peut préparer pour votre conciergerie

Le soir, une fois les check-ins passés, il reste l'écrit : le compte rendu du mois pour un propriétaire, l'annonce d'un nouveau logement, la relance d'un prestataire qui n'a pas confirmé. Aucun de ces textes n'est difficile. Ils prennent du temps parce qu'il faut tout rassembler, et parce qu'il y en a beaucoup.

Les tâches qui s'y prêtent le mieux

Une tâche se confie bien à un assistant quand elle revient souvent, qu'elle part toujours des mêmes informations et qu'elle garde le même ton. Dans une conciergerie, on en trouve presque toujours quatre :

• Le compte rendu au propriétaire : séjours du mois, incidents, interventions, revenus. Les chiffres viennent de votre PMS, la mise en forme est toujours la même.
• La description d'annonce : à partir de vos notes de visite et de la liste des équipements, un texte pour Airbnb et Booking, dans le ton de votre conciergerie.
• Les relances : le prestataire qui n'a pas confirmé, le propriétaire qui n'a pas renvoyé un document, le voyageur qui n'a pas laissé d'avis.
• Le compte rendu d'intervention : ce qui a été fait, les photos, ce qui reste à prévoir.

Comment ça marche, concrètement

Un assistant IA, ici, c'est un outil comme Claude ou ChatGPT, réglé pour une seule tâche. On lui donne une fois pour toutes vos règles : le plan du document, le ton, les mots à éviter, et deux ou trois textes que vous avez déjà écrits et dont vous êtes content. Ensuite, vous lui donnez les informations du jour, et il prépare le texte.

Vous relisez, vous corrigez si besoin, vous envoyez. Rien ne part sans vous. Au début, vous corrigez beaucoup. Chaque correction sert à préciser ses règles, et au bout de quelques jours, la relecture devient rapide.

On parle d'une « équipe » d'assistants quand une tâche est découpée en étapes : un assistant rassemble les informations, un autre rédige, un troisième vérifie que rien ne manque. Chaque étape devient plus fiable que si un seul assistant faisait tout.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne décide pas à votre place. Un geste commercial, un litige ou un remboursement restent votre affaire.
• Il n'invente pas les chiffres, à condition qu'on le lui interdise clairement et qu'on lui donne les vrais. Un compte rendu se prépare à partir de vos données, jamais de mémoire.
• Il n'envoie rien tout seul. C'est un choix : sur des textes qui engagent votre conciergerie, la relecture humaine reste la règle.

Ce que nous en faisons chez nous

Nous utilisons ce type d'assistants pour notre propre activité. Ils préparent nos rendez-vous à partir de ce que nous savons de la personne, puis rédigent le compte rendu après l'appel. Ce sont exactement les tâches que nous repoussions le plus. Nous relisons tout, et ce que nous gagnons, c'est surtout la partie la plus pénible : remettre au propre.

Par où commencer

Ne cherchez pas à tout automatiser. Prenez une seule tâche, celle qui vous coûte le plus de temps. Pour la trouver, faites le point sur une semaine normale :

1. Listez les textes que vous écrivez chaque semaine.
2. Pour chacun, notez combien de fois il revient et combien de minutes il vous prend.
3. Multipliez les deux : la tâche en tête de liste est la bonne candidate.
4. Rassemblez deux ou trois exemples réussis de ce texte. Ce sont eux qui donneront le ton à l'assistant.

Combien ça coûte

L'assistant tourne sur un abonnement à votre nom, comme Claude ou ChatGPT : comptez une vingtaine d'euros par mois et par personne. Le réglage, lui, se fait une fois. Il demande surtout de bien comprendre votre façon de travailler, ce qui prend plus de temps que la technique.