Dernière mise à jour : 22 octobre 2026
ConciergeOS, éditée par Matthieu de La Selle, entrepreneur individuel (SIREN 107 023 830), contact : contact.conciergeos@gmail.com, est responsable du traitement des données personnelles décrites ci-dessous, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). L'adresse postale du siège figure dans nos mentions légales. ConciergeOS n'a pas désigné de délégué à la protection des données : pour toute question, écrivez à contact.conciergeos@gmail.com.
Selon le type de donnée traitée, ConciergeOS agit à deux titres différents au sens du RGPD :
| Pourquoi | Base légale | Données | Durée |
|---|---|---|---|
| Fournir le service à nos clients (comptes, paramétrage, support) | Exécution du contrat | Nom, e-mail, téléphone, entreprise, rôle des utilisateurs | Durée du contrat, puis suppression dans les 3 mois |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale | Identité et coordonnées du client, devis et données de leur signature en ligne, factures, paiements (via Stripe ; factures établies avec Tiime) | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Répondre aux demandes de démonstration, d'audit, de vidéo ConciergeOS Studio ou de nos modèles de messages, puis vous présenter ConciergeOS | Intérêt légitime : répondre à ceux qui nous sollicitent | Nom, e-mail, téléphone, entreprise, message ; adresse IP, utilisée seulement pour limiter les abus | 3 ans après le dernier contact |
| Prospection commerciale des conciergeries | Intérêt légitime : faire connaître notre service à des professionnels du secteur | Nom de l'entreprise et du dirigeant, coordonnées professionnelles, taille du parc, comptes professionnels sur les réseaux sociaux, avis publics, informations du registre national des entreprises (SIREN, adresse, dirigeant), notes prises lors de nos échanges et éléments de qualification commerciale ; issus de votre site, de votre fiche d'établissement, d'annuaires professionnels, du registre national des entreprises et de nos échanges | 3 ans après le dernier contact, ou jusqu'à votre opposition |
| Prospection des prestataires locaux (restaurants, activités, transports, bien-être…) pour notre réseau de partenaires | Intérêt légitime : constituer notre réseau de partenaires | Dénomination, activité, ville, nom du dirigeant, SIRET et adresse de l'établissement, site, e-mail et téléphone professionnels, publiés sur votre site, votre fiche d'établissement ou le registre national des entreprises ; ils peuvent pré-remplir un dossier de candidature, que vous relisez et corrigez avant tout envoi | 3 ans après le dernier contact, ou jusqu'à votre opposition |
| Démarchage des partenaires référencés par nos clients (article 2) | Intérêt légitime : constituer notre réseau de partenaires | Dénomination, activité, zone, téléphone et e-mail professionnels | 3 ans après le dernier contact, ou jusqu'à votre opposition |
| Gestion des partenaires de notre réseau (contrat, relevés, commissions) | Exécution du contrat | Identité, SIRET, coordonnées, réservations et montants déclarés | Durée du contrat, puis 10 ans pour les pièces comptables |
| Chatbot « Alice » de la page d'accueil | Intérêt légitime : répondre aux questions des visiteurs | Messages que vous écrivez dans le chat ; adresse IP, utilisée seulement pour limiter les abus | Messages : non conservés dans notre base ; adresse IP : 24 heures au plus |
| Mesure d'audience du site | Intérêt légitime : connaître la fréquentation de nos pages | Page visitée, site d'origine, adresse IP tronquée (jamais complète) | 12 mois ; opposition possible en un clic sur la page Cookies |
| Signature électronique des devis et des contrats partenaires (preuve de l'accord) | Exécution du contrat ; intérêt légitime : prouver l'acceptation | Nom et fonction du signataire, date et heure, adresse IP, type de navigateur, empreinte du document signé | 10 ans à compter de la signature |
| Enregistrement de certains appels de prospection, pour améliorer nos échanges | Intérêt légitime : former notre équipe ; vous en êtes informé en début d'appel et pouvez refuser | Voix et propos échangés pendant l'appel, transcription, note d'appréciation de l'échange | Enregistrement audio supprimé dès la note rédigée ; transcription : 6 mois au plus ; note : avec la fiche de prospection |
| Sécurité du site et prévention des abus (anti-robot) | Intérêt légitime : protéger le service | Adresse IP, type de navigateur (Cloudflare Turnstile) | Durée de la vérification |
Les champs signalés comme obligatoires dans nos formulaires sont nécessaires pour traiter votre demande ou fournir le service ; sans eux, nous ne pourrons pas y donner suite.
ConciergeOS classe et priorise automatiquement les messages entrants (urgence, catégorie) et rédige des réponses grâce à un modèle d'intelligence artificielle. Les personnes qui échangent avec l'IA en sont informées par une mention dans la conversation. Ce traitement ne constitue jamais une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques au sens de l'article 22 du RGPD : un membre de l'équipe cliente peut à tout moment reprendre la main sur une conversation, désactiver l'IA sur un logement ou une conversation, et corriger toute réponse avant envoi. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Anthropic, qui fournit le modèle, supprime les messages qui lui sont transmis dans un délai de 30 jours ; ceux que ses systèmes de sécurité signalent comme contraires à sa politique d'utilisation peuvent être conservés jusqu'à 2 ans.
Vos données ne sont accessibles qu'à ConciergeOS et aux prestataires suivants, qui les traitent pour notre compte :
Lorsqu'un voyageur réserve une prestation, ses prénom, dates et besoins sont transmis au partenaire concerné pour qu'il l'accueille. Aucune donnée n'est vendue ni partagée à des fins publicitaires.
Plusieurs de nos prestataires sont établis aux États-Unis (voir section 5). Ces transferts reposent sur la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le prestataire y est certifié et, à défaut, sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914), intégrées aux conditions de ces prestataires. Les données applicatives (comptes, conversations, logements) sont hébergées dans l'Union européenne, en Allemagne. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en nous écrivant.
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition (notamment à la prospection, à tout moment et sans justification) et de portabilité de vos données. Pour les exercer, écrivez à contact.conciergeos@gmail.com. Nous vous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe, et gratuitement. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable. Vous pouvez aussi définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).
Si votre demande concerne des données traitées par ConciergeOS en tant que sous-traitant (voir section 2), elle sera transmise à la conciergerie concernée, seule habilitée à y répondre.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur cnil.fr.
Ce site ne dépose aucun cookie publicitaire, de réseau social ni de mesure d'audience tierce. Les traceurs qu'il utilise (mesure d'audience interne, conversation avec Alice, session de connexion, préférences d'affichage, vérification anti-robot sur les pages de connexion) sont strictement nécessaires ou exemptés de consentement : aucun bandeau ne vous est donc présenté. Leur liste complète, leur durée et le moyen de vous opposer à la mesure d'audience figurent dans notre politique cookies.
Les échanges sont chiffrés, les données de chaque conciergerie sont cloisonnées au niveau de la base de données, et l'accès à l'application est réservé aux utilisateurs authentifiés, selon leur rôle.
Nous pouvons modifier cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nos clients en sont informés par e-mail.